Proses Penyusunan Personalia
Proses penyusunan personalia adalah serangkaain kegiatan yang dijalankan secara berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi dengan SDM, posisi, dan waktu yang tepat. Proses ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yang berbeda yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Unsur – unsurnya terdapat dalam organisasi. Langkah – langkah proses ini mencakup:
1.Perencanaan sumber daya manusia : dirancang untuk memenuhi kebutuhan personalia
organisasi.
2.Penarikan : berhubungan dengan pengadaaan calon – calon yang sesuai dengan rencana
sumber daya manusia.
3.Seleksi : penilaian dan pemilihan para calon personalia.
4.Pengenalan dan orientasi : dirancang untuk membantu para calon yang terpilih dapat
menyesuaikan diri.
5.Latihan dan pengembangan : bertujuan untuk meningkatkan kemampuan individu dan
kelompok demi efektivitas organisasi.
6.Penilaian pelaksanaan kerja : membandingkan pelaksanaan kerja perseorangan dan
tujuan - tujuan yang dikembangkan untuk posisi tersebut.
7.Pemberian balas jasa dan penghargaan : digunakan sebagai kompensasi pelaksanaan
kerja dan motivasi untuk pekerjaan selanjutnya.
8.Perencanaan dan Pengembangan karir : mencakup promosi, demosi, penugasan
kembali, pemecatan, dan pensiun.
1.1Perencanaan Sumber Daya Manusia
Suatu organisasi tidak bisa menunggu orang – orang yang mereka butuhkan untuk posisi tertentu. Mereka harus merencanakan kebutuhan dan memutuskan dimana menemukan orang – orang yang dicari di masa depan. Perencanaan personalia termasuk dalam hal ini diperlukan untuk menyediakan macam dan
jumlah karyawan yang dibutuhkan dalam pencapaian
organisasi. Ada 3 bagian perencanaan personalia :
1.Penentuan jabatan yang harus di isi, kemampuan karyawan yang dibutuhkan
untuk mengisi posisi tersebut.
2.Pemahaman tenaga kerja dimana karyawan pontesial ada.
3.Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.
1.1 Penentuan Kebutuhan Jabatan
Penyusunan personalia organisasi dimulai dari menentukan tujuan dan rencana organisasi, lalu spesifikasi jabatan. Organisasi memperkirakan jumlah karyawan yang dibutuhkan selama periode tertentu, dan juga mempertimbangkan karyawan yang telah tersedia untuk melaksanakan berbagai pekerjaan serta perkiraan jumlah pelamar yang akan ditarik dan kapan mereka dibutuhkan. Terakhir adalah jenis program pemenuhan kebutuhan.
Penentuan spesifikasi jabatan, dilakukan melalui proses analisa jabatan. Perusahaan menentukan beberapa syarat, contoh ketrampilan, tanggung jawab, pengetahuan, wewenang, dll. Hasil dari proses ini disebut deskripsi dan spesifikasi jabatan.
Deskripsi jabatan adalah pernyataan tertulis yang berisi tugas - tugas, wewenang, tanggung jawab dan hubungan antar lini (horizontal dan vertikal). Spesifikasi jabatan adalah pernyataan tertulis yang berisi kualitas minimum karyawan untuk menjalankan suatu jabatan
dengan baik. Bagi pekerjaan - pekerjaan rutin dan tingkatan manajmen rendah, disarankan untuk
menyatakan standar maksimum yang dapat diterima untuk mencegah overqualified.
Langkah selanjutnya adalah menentukan kemana arah organisasi, rencana pelaksanaan, produk baru yang akan diperkenalkan. Hal tesebut akan mempengaruhi jumlah dan jenis karyawan yang akan direkrut.
Penentuan kebutuhan personalia keseluruhan, dibutuhkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Karena itu hal yang harus dilakukan adalah spesialisasi pekerjaan, ketrampilan jabatan, karakteristik personalia dan jumlah karyawan yang dibutuhkan. Untuk menentukan jumlah personalia saat ini, dilakukan setelah jumlah karyawan dimasa depan telah diketahui dan dapat melaksanakan tugas yang dibutuhkan untuk keselarasan dengan jumlah personalia keseluruhan.
Selisih antara karyawan keseluruhan dan persediaan sekarang adalah kebutuhan bersih yang dapat dipenuhi dengan penarikan. Faktor – Faktor lain yang dipertimbangkan adalah pengalaman, umur, jenis kelamin, terminasi dan transfer harus dilakukan. Manajemen dapat memulai berbagai jenis progam seleksi karyawan setelah diketahui kebutuhan bersih. Suatu program kegiaan mencakup semua fungsi – fungsi personalia yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan personalia dan tujuan organisasi.
1.2 Pengembangan Sumber – sumber Penawaran Personalia
Makin besar dan banyak sumber – sumber penawaran, makin besar kemungkinan perusahaan menemukan personalia dengan kualitas yang memadai. Manajer – manajer pada umumnya menadai hal ini , mengembangkan dan memelihara berbagai sumber penawaran yang berbeda.
Ada dua kelompok sumber karyawandapat ditarik umtuk mengisi jabatan tertentu,yaitu dari dalam dan luar organisasi (gambar 1). Manajer lebih menyukai sumber internal karena dapat memotivasi personalia sekarang. Tapi perusahaan juga perlu untuk menemukan orang yang tepat dari sumber eksternal. Banyak perusahaan yang mengkombisai dua unsur tersebut, contoh, manajemen dapat menarik operator komputer dari dalam yang diberi latihan terlebih dahulu, dan programmer dari luar.
Ada 3 sumber internal yaitu:
•
Penataran: para karyawan dilatih untuk melaksanakan pekerjaan lebih baik dari
sekarang sesuai permintaan
•
Pemindahan: karyawan dari posisi yang kurang disenangi dalam organisasi
dipindahkan ke posisi lain yang lebih disukainya.
•
Promosi: karyawan dari tingkat yang lebih rendah dipindahkan ke tempat yng lebih
tinggi.
Banyak perusahaan yang menggunakan karyawan paruh waktu. Metode ini berguna untuk pekerjaan klerikal, keamanan, dan pemeliharaan, karyawan dengan keahlian khusus dapat ditarik saat diperlukan.
Lamaran –
lamaran
pribadi
Organisasi
buruh
Kantor
penempatan
tenaga kerja
penempatan
tenaga kerja
Sekolah -
sekolah
Perusahaan
pesaing
Migrasi dan
imigrasi
Manajer
personalia
promosi
transfer
penataran
1.1 Penarikan dan Seleksi Karyawan
Setelah menetukan kebutuhan personalia organisasi, langkah selanjutnya adalah penarikan karyawan dari sumber internal dan eksternal perusahaan tersebut. Lalu menyeleksi para calon karyawan yang tersedia dari hasil penarikan.
Penarikan Personalia
Rekruitmen berhubungan derngan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi, termasuk dengan jabatan – jabatan yang tersedia.
Metode yang digunakan untuk menarik personalia beragam, dalam industry yang berbeda dan lokasi yang berbeda. Banyak manajer pasif, hanya menunggu pelamar dan ada pula yang menggunakan pendekatan agresif. Metode yang biasa digunakan adalah pengiklanan, penggunaan tenaga honorer, rekomendasi dari karyawan yang bekerja,penarikan melalui lembaga – lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.
Seleksi Personalia
Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari beberapa kelompok potensial untuk melaksanakan jabatan tertentu. Secara teori, seleksi tampak sederhana. Manajemen memutuskan kemampuan individu untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif. Lalu Manajer melihat prestasi pelamar di masa lampau dan memilih individu yang memenuhi persyaratan suatu jabatan. Tapi dalam prakteknya, seleksi adalah bagian yang sangat rumit.
Prestasi masa lampau merupakan penunjuk terbaik di masa depan. Yang telah dilakukan di masa lalu (pengalaman kerja, nilai saat sekolah, kegiatan ekstrakurikuler) adalah unsur yang paling tepat tentang apa yang akan dilakukan kemudian. Pemilihan karyawan “tepat” untuk jabatan yang sesuai sangat membantu kemajuan organisasi.
Prosedur seleksi adalah berbagai prosedur untuk membandingkan pelamar dengan syarat
jabatan yang tersedia. Langkah – langkah yang biasa digunakan dalam seleksi adalah:
1. Wawancara pendahuluan
2. Pengumpulan data pribadi
